Trust and Law biedt vanaf heden een gratis incassokostencalculator aan. De incassokostencalculator is voor iedereen kosteloos te gebruiken via https://buitengerechtelijke-kosten.nl/.

Incassokosten: hoe zit dat ook alweer?
Wanneer u als ondernemer te maken krijgt met onbetaalde facturen, dan moet u vaak kosten maken om de vordering te incasseren. Voordat een juridische procedure daadwerkelijk start, is er vaak eerst een poging om zonder tussenkomst van de rechter uw debiteur tot betaling te bewegen. U kunt zelf de vordering proberen te incasseren of daarvoor een derde inschakelen. In beide gevallen lijdt u schade.

U kunt uw debiteur onder bepaalde voorwaarden aansprakelijk stellen voor de door u gemaakte buitengerechtelijke kosten. Naast het feit dat u met uw klant een buitengerechtelijke incassovergoeding in de algemene voorwaarden kan overeenkomsten, biedt artikel 6:94 van het Burgerlijk Wetboek (BW) u de mogelijkheid om een schadevergoeding te vorderingen wanneer uw debiteur zijn verplichtingen niet nakomt.

De omvang van de schadevergoeding wordt ingekleurd door een dubbele redelijkheidstoets. Die toetst houdt in dat u alleen recht hebt op incassokosten wanneer (1) de verrichte werkzaamheden redelijkerwijs noodzakelijk waren om schadevergoeding te verkrijgen en (2) de omvang van de kosten redelijk zijn. In het geval wanneer uw debiteur een consument is, gelden aanvullende voorwaarden.

Consumenten
De wetgever heeft de hoogte van de incassokosten ten aanzien van consumenten gemaximaliseerd. Van deze regels mag niet ten nadele van de consument worden afgeweken. De hoogte van de vergoeding van de buitengerechtelijke kosten is vastgesteld op een bepaald percentage van de verschuldigde hoofdsom:

HOOFDSOM PERCENTAGE INCASSOKOSTEN
€ 0,00 – €2.500,00   (15 %) - Minimum EUR 40,00
€ 2.501,00 – € 5.000,00   (10 %)
€ 5.001,00 – € 10.000,00   (5 %)
€ 10.001,00 – € 200.000,00   (1 %)
> € 200.001,00 (0.5 %) - Maximum EUR 6.775,00

Tweede redelijkheidstoets
Incassokosten die het maximum niet te boven gaan, worden als redelijke kosten beschouwd waardoor per definitie wordt voldaan aan de 'tweede redelijkheidstoets'. U zult daarnaast nog wel moeten aantonen dat u daadwerkelijk incassohandelingen hebt verricht (en u dus ook voldoet aan de 'eerste redelijkheidstoets').

De wetgever heeft er uitdrukkelijk voor gekozen om schuldeisers vrij te laten in de manier waarop zij vorderingen proberen te incasseren. Hierdoor hoeft u enkel aan te tonen dat u incassohandelingen hebt verricht. Hierbij valt onder meer te denken aan het samenstellen van het dossier, het inwinnen van inlichtingen en het opstellen en verzenden van aanmaningen.

Brief
De drempel van de eerste redelijkheidstoets is dus niet hoog. Om enigszins te voorkomen dat consumenten worden overvallen door incassokosten, is het ten aanzien van consumenten verplicht dat u uw debiteur eerst nog een veertiendagenbrief moet sturen waarin uw debiteur de mogelijkheid wordt geboden om de vordering binnen veertien dagen zonder incassokosten te betalen.

Bovendien moet uw debiteur in kennis worden gesteld van de hoogte van de verschuldigde incassokosten bij niet-tijdige nakoming. U hoeft dus naast het versturen van de veertiendagenbrief niet nog nadere incassohandelingen te verrichten om te voldoen aan de tweede redelijkheidstoets (HR 13-06-2014, NJB 2014/1238).

Bedrijven
Wanneer uw debiteur een bedrijf is, dan mag u contractueel afwijken van de bovenvermelde staffel. In dat geval moet u wel bewijzen dat de buitengerechtelijke kosten redelijk zijn. Indien u dit niet kunt motiveren, dan kan de rechter de contractuele buitengerechtelijke kosten matigen tot het tarief van de bovenvermelde staffel. U zult ook moeten aantonen dat er incassowerkzaamheden zijn verricht die een schadevergoeding rechtvaardigen. Een veertigendagenbrief is – in tegenstelling tot bij consumenten – niet vereist, waardoor een enkele herinnering in dit kader volstaat.

Btw
In sommige gevallen mogen de gevorderde buitengerechtelijke incassokosten worden verhoogd met btw. Dit is het geval wanneer u niet btw-plichtig bent en u niet de mogelijkheid heeft om btw af te trekken. Het btw-bedrag is voor u dan een 'schadepost' die kan worden gevorderd bij de debiteur. Voorbeelden van schuldeisers die niet btw-plichtig zijn: particulieren, onderwijsinstellingen, banken, verzekeraars en medici. De btw kan pas worden gevorderd indien de schuldenaar ook voor de btw is aangemaand.