Na ruim twee jaar corona-maatregelen weten veel van ons niet meer wat gewoon vergaderen is. Gezellig met z’n allen om een grote tafel, lachen om slechte grapjes die enkel insiders zullen begrijpen, je collega’s gewoon weer een hand kunnen geven en elkaar recht in de ogen kijken tijdens het voeren van belangrijke gesprekken. Vergaderen als vanouds? In veel bedrijven is dit al meer dan twee jaar niet meer gebeurd.

Daarom tijd om hier nu verandering in te brengen. Geniet van de effectiviteit van vergaderen zoals we dat vroeger deden. Boek een exclusieve vergaderlocatie en werk aan één van de meest effectieve vergaderingen van dit jaar. Geen idee meer hoe je dit precies aanpakt? Met behulp van de volgende vier tips gaat dit zeker lukken.

1.      Kies de juiste locatie
De juiste locatie is van essentieel belang om effectief te kunnen vergaderen. Zonder goede locatie sta je eigenlijk direct al een punt achter. Denk hierbij vooral aan de benodigde capaciteit en boek op tijd. Door de exclusiviteit van het fysiek vergaderen zien we dat mensen steeds eerder een plekje reserveren. Helemaal op vergaderlocaties waar het ‘nieuwe normaal’ verweven is in het gewone. Zo weet je zeker dat de vergadering ook met eventuele extra maatregelen gewoon nog een goede kans op slagen heeft.

Houd ook rekening met de reistijd van je medewerkers. Kies bij voorkeur voor een centrale plek in het land. Een vergaderlocatie Rotterdam is eenvoudig vanuit alle richtingen te bereiken. Bedenk goed dat niet alle medewerkers uit de omgeving hoeven te komen. Dan is het wel zo prettig als de reistijd voor niemand te lang zal zijn. Zo voorkom je overmatig veel afmeldingen.

2.      Bereid de aanwezigen goed voor
Een goede voorbereiding is het halve werk als het om vergaderen gaat. Het laatste wat je wil is dat er tijdens de vergadering pas na wordt gedacht over belangrijke vraagstukken. Het is van essentieel belang dat men al voor het vergaderen weet over de inhoud en zich hierop kan voorbereiden. Zo zorg je ervoor dat het vergaderen soepeler verloopt en er ook al een aantal interessante oplossingen en ideeën geopperd kunnen worden.

3.      Betrek iedereen bij de vergadering
Zorg wel voor een goede democratie tijdens het vergaderen. Zo is er altijd een groepje dat heel veel te zeggen heeft en een klein deel dat weinig uit zichzelf vertelt. Probeer iedereen bij de vergadering te betrekken en zorg eventueel voor een stille meerderheid. De mensen die niets zeggen gaan dan automatisch akkoord met de plannen, tenzij ze iets anders te melden hebben. Zo stimuleer je iedereen om eerder te spreken en behoud je het democratische karakter van de vergadering.

4.      Houd de tijd nauwlettend in de gaten
Het is heel gewoon om van tevoren een tijdstip voor de vergadering op te geven. Niet alleen eentje waarop iedereen aanwezig moet zijn, maar ook wanneer de vergadering is afgelopen. Aan de voorzitter van de vergadering de taak om deze tijd te respecteren. Zo wordt voorkomen dat mensen vroegtijdig zullen afdruipen omdat ze andere afspraken op de planning hebben staan.